Quản lý công nợ là công việc quan trọng trong doanh nghiệp, nó chi phối tình trạng tài chính của một công ty. Quản lý công nợ hiệu quả và phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp khai thác tối đa hiệu quả sử dụng nguồn vốn.
Quản lý công nợ là công việc quan trọng trong doanh nghiệp, nó chi phối tình trạng tài chính của một công ty. Quản lý công nợ hiệu quả và phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp khai thác tối đa hiệu quả sử dụng nguồn vốn.
Đối với từng doanh nghiệp thì yêu cầu về phần mềm quản lý công nợ có thể khác nhau, từ đơn giản tới phức tạp, nhưng chủ yếu là các yêu cầu chính như: Quản lý công nợ của từng khách hàng, nhà cung cấp, Quản lý công nợ chi tiết theo từng hóa đơn chứng từ, hạn thanh toán và Quản lý công nợ theo hợp đồng mua hàng, bán hàng.
1. Quản lý công nợ theo khách hàng, nhà cung cấp
Mỗi khách hàng, nhà cung cấp có mã số riêng để theo dõi, sau khi nhập liệu thì phần mềm phải tạo ra được các báo cáo như: Sổ chi tiết thanh toán với khách hàng, nhà cung cấp; Bảng xác nhận công nợ; Bảng tổng hợp công nợ của khách hàng, nhà cung cấp.
2. Quản lý công nợ chi tiết theo từng hóa đơn, chứng từ và hạn thanh toán
Ngoài việc quản lý công nợ theo từng khách hàng, nhà cung cấp thì phần mềm phải theo dõi được chi tiết công nợ theo từng hóa đơn, chứng từ và hạn thanh toán. Mỗi hóa đơn chứng từ được coi như một khoản nợ và khi nhập số liệu vào phần mềm phải có hạn thanh toán. Khi lập chứng từ thanh toán thì phải chọn hoặc áp được chứng từ phải thu, phải trả tương ứng với khoản thanh toán này. Đối với các khoản đặt trước thì khi lập chứng từ phải thu, phải trả cũng phải được áp với các khoản đặt trước đó. Và khi đó phần mềm phải lên được các báo cáo như: Nợ đến hạn phải thu, phải trả; Chi tiết công nợ phải thu, phải trả theo độ tuổi; Xác nhận công nợ phải thu, phải trả theo hóa đơn; Sổ theo dõi các khoản trả trước của người mua, người bán … Nhiều phần mềm còn có thể cảnh báo được các khoản nợ đến hạn, nợ quá hạn thanh toán giúp doanh nghiệp có kế hoạch thanh toán, thu hồi công nợ kịp thời.
3. Quản lý công nợ theo hợp đồng mua hàng, bán hàng
Cũng tương tự quản lý công nợ theo hóa đơn, quản lý công nợ theo hợp đồng có đặc thù riêng là giai đoạn thanh toán, theo tiến độ hợp đồng và khối lượng thực hiện. Theo đó phần mềm phải cho khai báo các thông tin căn bản của hợp đồng, khi nhập chứng từ mua hàng, bán hàng, giấy nhận nợ … phải chọn được danh mục hợp đồng liên quan. Đồng thời có các báo cáo để theo dõi được lịch thanh toán, tiến độ, khối lượng, chi tiết phát sinh theo từng hợp đồng …
Phần mềm quản lý công nợ hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp theo dõi công nợ chặt chẽ, thu nợ kịp thời, thanh toán đúng hạn. Ngoài ra, nó còn giúp doanh nghiệp nâng cao được hiệu quả sử dụng vốn, xây dựng mối quan hệ tốt với nhà cung cấp, khách hàng.
AZ SOFT cung cấp nhiều giải pháp phần mềm có chức năng quản lý công nợ hiệu quả đáp ứng được các yêu cầu trên. Phần mềm kế toán AZ là một trong số đó, đây là giải pháp phần mềm dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ với đầy đủ chức năng: Quản lý công nợ theo khách hàng, nhà cung cấp; Quản lý công nợ theo hóa đơn, chứng từ và hạn thanh toán.
