Đối với những người phụ trách công việc hành chính công ty, xí nghiệp hay cá nhân thì việc công chứng chắc hẳn đã quá quen thuộc. Trước đây, khi công nghệ chưa phát triển, loại hình công chứng này thường xảy ra sai sót trong quản lý công chứng, mất nhiều thời gian. Với sự xuất hiện của phần mềm quản lý hồ sơ công chứng, những vấn đề này đã được giải quyết triệt để.
Bằng kinh nghiệm sẵn có trong việc phát triển các phần mềm quản lý doanh nghiệp và kiến thức trong lĩnh vực quản lý nghiệp vụ công chứng, AZ Software đã nghiên cứu giải pháp phần phần mềm quản lý phòng công chứng với công nghệ tiên tiến nhất, giúp giải quyết khó khăn mà các phòng công chứng đang gặp phải. Phầm mềm công chứng AZ 6.0 hướng tới số hóa dữ liệu, tối giản hóa thao tác nghiệp vụ và tự động lưu lại các thông tin về hợp đồng, tài sản, lịch sử giao dịch. Phần mềm quản lý phòng công chứng của AZ Software là cơ sở đáng tin cậy giúp công chứng viên dễ dàng tra cứu thông tin và xác định tính hợp lệ của tài sản, từ đó đẩy nhanh tiến độ công chứng hồ sơ và làm hài lòng các khách hàng .
Quản lý tài liệu cho văn phòng công càng lúc càng quá tải
Nguyên nhân quan trọng dẫn đến tình trạng quá tải của văn phòng công chứng là việc quản lý dữ liệu chưa hợp lý. Trong thời đại đầy biến động của cuộc cách mạng 4.0, việc không ứng dụng công nghệ số là một thiếu sót lớn của bất kỳ tổ chức nào.
Tỷ lệ thu nhận thông tin thấp
Việc truy cập dữ liệu truyền thống đòi hỏi nhiều thời gian. Do số lượng CCV ngày càng khan hiếm như hiện nay nên việc quá tải công chứng là không thể tránh khỏi.
Hoạt động tìm kiếm và truy xuất tệp không hợp lý
Thời gian trôi qua, hồ sơ trong văn phòng mỗi ngày một nhiều lên. Việc sắp xếp một số lượng lớn các tài liệu như vậy là vô cùng khó khăn. Do đó, quá trình tìm kiếm dữ liệu gặp rất nhiều khó khăn.
Chi phí cao
Theo một nghiên cứu, văn phòng công chứng viên cần 20 đô la Mỹ để tìm tài liệu giả và 120 đô la Mỹ để tái tạo các tài liệu bị mất hoặc bị hư hỏng. Ngoài ra, phòng công chứng còn tốn nhiều chi phí cho các vật tư tiêu hao như mực, giấy, cước phí khi in văn bản.
Khả năng bảo mật dữ liệu kém
Bảo mật thông tin là tính năng vô cùng quan trọng khi thông tin luôn là vấn đề nhạy cảm đối với sự toàn vẹn của bất kỳ tổ chức nào. Vì thế, các Văn phòng công chứng cần phải có giải pháp mới để bảo mật dữ liệu.
Ưu điểm của phần mềm quản lý phòng công chứng:
- Cung cấp quy trình công chứng chuyên nghiệp, hiện đại, giúp người quản lý đưa ra giải pháp, đẩy nhanh tiến độ cho khách hàng, tiết kiệm thời gian công chứng.
- Thông tin được quản lý tập trung giúp bạn dễ dàng tìm kiếm và sắp xếp giúp giảm thiểu thất thoát và dễ dàng tìm được quy trình công chứng chính xác.
- Nhân viên của các bộ phận khác nhau có thể báo cáo tiến độ và hoàn thành công việc một cách thường xuyên theo yêu cầu của người phụ trách phòng công chứng mà không cần phải gặp mặt trực tiếp.
- Trưởng phòng có thể nắm bắt, quản lý chặt chẽ quy trình công chứng, từ đó nhắc nhở công chứng viên xúc tiến hoàn thành công việc.
- Dễ dàng trao đổi và hỗ trợ xử lý công việc giữa các nhân viên và các bộ phận.
- Giúp tính toán số lượng hồ sơ công chứng đã hoàn thành và số lượng hồ sơ công chứng cần hoàn thiện, giúp công chứng viên nắm bắt và đưa ra phương án hoàn thành công việc một cách chính xác.
- Hệ thống báo cáo thời gian thực. Dễ dàng tùy chỉnh phần mềm khi quy trình làm việc thay đổi.
AZ 6.0 – Giải pháp hữu hiệu giúp quản lý tài liệu cho văn phòng công chứng
Quản lý thông tin hồ sơ
- Khai báo nhóm hồ sơ (bảo lãnh, cầm cố, di chúc,…).
- Khai báo loại hồ sơ (Cầm cố vay bổ sung, thanh lý cầm cố,…).
- Quản lý giấy tờ các bên (hộ chiếu, CMTND, bằng lái xe,…).
- Quản lý hồ sơ công chứng (động sản, bất động sản, tài sản,…).
- Phân loại tình trạng hồ sơ (Tiếp nhận, hoàn trả, Hoàn thành,…).
- Tích hợp các văn bản mẫu, biểu mẫu hợp đồng.
Quản lý đương sự các bên
- Lưu trữ, quản lý, phân loại thông tin các khách hàng là cá nhân hay tổ chức theo khu vực, mã số thuế, giấy phép đăng ký kinh doanh,…
- Quản lý, lưu trữ tài sản các bên tham gia
- Tìm kiếm, xem lịch sử giao dịch của các bên liên quan.
Quản lý tài sản
- Quản lý, lưu trữ tất cả các thông tin liên quan về phương tiện, bất động sản, động sản, giấy tờ có giá,…
- Khai báo, thêm, sửa, xóa tài sản, nhóm tài sản, loại tài sản, tên tài sản,…
- Hỗ trợ tìm kiếm đa dạng các thông tin liên quan đến tài sản, lịch sử giao dịch, công chứng, đóng dấu,…
Quản lý thu phí công chứng
- Tích hợp báo giá hồ sơ, giúp nhân viên dễ dàng tính được chính xác chi phí từng hồ sơ riêng biệt.
- Tích hợp tiện ích sms tự động thông tin với khách hàng.
- Hỗ trợ in biểu phí, hóa đơn, chứng từ xuất trực tiếp ra file excel, word, .pdf, mail.
- Thống kê, báo cáo giao dịch và quản lý thu chi.
- Quản lý các nghiệp vụ kế toán thông dụng.
- Kết xuất các báo cáo kế toán theo yêu cầu.
Quản lý nhân viên
- Quản lý nhân viên, hồ sơ nhân viên.
- Quản lý hợp đồng nhân viên.
- Kết nối với máy chấm công, quản lý chấm công.
- Quản lý nghỉ phép.
- Quản lý tiền lương theo chính sách của công ty, kết hợp với dữ liệu máy chấm công, nghỉ phép,..
- Quản lý đánh giá nhân viên.
Quản lý hệ thống, tìm kiếm, phân quyền, bảo mật
Bảo mật
- Tự động backup và phục hồi số liệu theo ngày.
- Dữ liệu luôn luôn được tự động backup dự phòng thường xuyên.
- Chính sách bảo mật tuyệt đối dữ liệu của các doanh nghiệp, khách hàng sử dụng sản phẩm của công ty.
- Chỉ Admin mới có quyền can thiệp hệ thống dữ liệu và phân quyền sử dụng cho người dùng.
Phân quyền sử dụng
- Phân quyền chức năng sử dụng theo nhóm người sử dụng hoặc từng người sử dụng.
- Có thể phân quyền xem, sửa, xóa,… đến từng thành viên sử dụng phần mềm.
Tiện ích
- Phần mềm có thể xuất báo giá, hóa đơn, mẫu báo cáo trực tiếp ra excel, word, pdf, mail.
- Có thể thể import các danh sách hàng hóa, khách hàng từ excel vào phần mềm.
- Lưu nhật ký sử dụng phần mềm của tất cả các thành viên khi đăng nhập và sử dụng phần mềm.
- Lọc dữ liệu, báo cáo tự động và nhanh chóng theo nhiều tiêu chí.
- Phần mềm có khả năng tùy biến cao, xây dựng trên quy trình, yêu cầu của khách hàng
- Hệ thống bảng biểu đa dạng giúp nhà quản lý có thể phân tích tổng quan về tình hình hoạt động của doanh nghiệp
