Các doanh nghiệp hiện nay có xu hướng chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử không chỉ do quy định bắt buộc từ nhà nước mà còn bởi nhận thấy được những bất cập khi sử dụng hóa đơn giấy so với hóa đơn điện tử.Sử dụng hóa đơn điện tử sẽ thay thế cho hóa đơn giấy góp phần hiện đại hóa công tác hạch toán kế toán, nâng cao bảo mật cho doanh nghiệp. Đồng thời hóa đơn điện tử còn khắc phục được hầu hết những nhược điểm của hóa đơn giấy.
Đến nay, hóa đơn điện tử đã cho thấy nhiều lợi ích hơn so với hóa đơn giấy như góp phần đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, giảm thời gian giao dịch, giảm chi phí cho doanh nghiệp khi thực hiện các thủ tục hành chính thuế. Đặc biệt, hóa đơn điện tử giúp khắc phục tình trạng làm giả hóa đơn. Sản phẩm hóa đơn điện tử có những lợi ích và thế mạnh nhất định, giúp doanh nghiệp yên tâm lựa chọn, sử dụng dịch vụ.
1. Lạc hậu, mất lợi thế cạnh tranh
Trong nền kinh tế thị trường, thời gian là tiền bạc, chỉ cần chậm một giây thôi cũng đủ khiến doanh nghiệp của bạn điêu đứng. Trên thực tế, việc tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy sẽ là một trong những nguyên nhân dẫn đến nhược điểm này. Sử dụng hóa đơn giấy, bạn cần một khoảng thời gian tương đối dài để hoàn thành hết các thủ tục rườm rà. Đồng thời, bạn có thể vận hành hóa đơn điện tử chỉ với một vài cú nhấp chuột, điều này sẽ giúp bạn giảm thiểu nhiều quy trình. Sau đó, khách hàng có thể nhanh chóng nhận được hóa đơn qua SMS, e-mail, hoặc truy cập vào các trang web. Thời gian quy trình được rút gọn từ vài ngày xuống chỉ còn vài giờ..
2. Tốn kém chi phí, thời gian và nhân lực
Chi phí chênh lệch mà doanh nghiệp phải chi trả giữa hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử thì đã quá rõ ràng. Tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy, doanh nghiệp tốn kém chi phí cho việc in ấn hóa đơn, đóng dấu cho hóa đơn; chi phí vận chuyển hóa đơn từ doanh nghiệp đến khách hàng và từ doanh nghiệp đến các cơ quan hành chính khác. Không chỉ có vậy, chi phí cho không gian lưu trữ hóa đơn cũng không phải là một con số nhỏ. Cho dù tốn kém như vậy, doanh nghiệp vẫn nhận thấy năng suất lao động còn thấp bởi số lượng nhân lực cho các nghiệp vụ liên quan đến hóa đơn là không nhỏ, đặc biệt là các doanh nghiệp lớn. Như vậy, sử dụng hóa đơn giấy khiến lãng phí về cả tiềm lực và vật lực.
3. Hậu quả khôn lường khi xảy ra rủi ro
Cho dù chi trả nhiều chi phí cho không gian lưu trữ để bảo quản an toàn hóa đơn, tuy vậy, rủi ro về thất lạc, cháy, hỏng hóa đơn vẫn là vấn đề mà mỗi doanh nghiệp phải đối mặt. Và một khi sự cố xảy ra, hậu quả để lại là vô cùng nghiêm trọng, khó có cách nào để khắc phục. Tính an toàn, bảo mật của hóa đơn không được đảm bảo sẽ gây ảnh hưởng đến uy tín và hình ảnh của doanh nghiệp.
Hóa đơn điện tử chính là giải pháp chuyên nghiệp cho doanh nghiệp
Những hạn chế còn tồn đọng của hóa đơn giấy đã bắt buộc Cơ quan thuế Việt Nam phải có một sự đổi mới. Đó là áp dụng hóa đơn điện tử vào lĩnh vực thuế, các doanh nghiệp kê khai và nộp thuế qua mạng.
Sử dụng hóa đơn điện tử vừa giải quyết được những bất cập của hóa đơn giấy vừa góp phần hiện đại hóa công tác quản lý thuế. Hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích cho cả doanh nghiệp và cơ quan quản lý thuế.
Phần mềm tích hợp hóa đơn điện tử của AZ SOFT cung cấp giải pháp quản lý hóa đơn với đầy đủ các tính năng, các mẫu hóa đơn theo quy định của Bộ Tài chính, Tổng cục Thuế. Với kế toán AZ, bạn sẽ được trải nghiệm tính năng lập, phát hành hóa đơn và gửi email hóa đơn điện tử cho khách hàng ngay trên phần mềm kế toán.
Có 2 hình thức tích hợp: tích hợp hóa đơn điện tử thông qua web service (gọi tắt API) và kết xuất file excel. Ở mỗi hình thức đều mang lại sự tiện dụng cho kế toán khi thao tác.
Để được tư vấn và trải nghiệm sản phẩm AZ SOFT, doanh nghiệp hãy liên hệ với các chuyên gia của AZ SOFT qua hotline: 0903.111.632
