Top 5 Phần Mềm Hiệu Quả Cho Văn Phòng Công Chứng

Giới thiệu

Văn phòng Công chứng đóng vai trò rất quan trọng trong việc công chứng các giao dịch dân sự, bảo đảm tính pháp lý cho các văn bản và hợp đồng, góp phần bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức.

Công việc chính của Văn phòng Công chứng bao gồm: công chứng hợp đồng, giao dịch; chứng thực chữ ký, hồ sơ tài liệu; chứng thực bản sao từ bản chính; lưu giữ hồ sơ gốc; tư vấn pháp luật về công chứng.

Nhu cầu của Văn phòng Công chứng là cần sự chính xác, nhanh chóng và bảo mật thông tin. Do vậy, cần có những phần mềm hỗ trợ để đáp ứng yêu cầu đó, giúp nâng cao hiệu quả công việc, tiết kiệm thời gian và chi phí cho văn phòng.

Với những phần mềm hiệu quả, Văn phòng Công chứng có thể hoàn thành tốt hơn chức năng và nhiệm vụ của mình, mang lại sự hài lòng cho khách hàng.

Top 5 phần mềm hữu ích

1. Phần mềm quản lý thu tiền – AZ Notary

Phần mềm quản lý thu tiền được thiết kế riêng biệt cho ngành nghề công chứng, có khả năng tự động tính và thống kê các loại phí, lệ phí công chứng một cách chính xác. Các tính năng nổi bật:

Quản lý danh mục các loại giấy tờ, hợp đồng và mức phí, lệ phí tương ứng
Tự động tính toán phí dựa trên thông tin người nộp và loại giấy tờ
In phiếu thu phí tự động
Kết nối dữ liệu với HDĐT: Bkav, Viettel, VBPT, easyInvoice, TS24,…
Lập sổ sách và báo cáo thu chi, doanh thu một cách khoa học
Tra cứu nhanh chóng lịch sử các giao dịch đã thực hiện
Xuất báo cáo ra file Excel chuyên nghiệp
Thực hiện theo dõi ký ngoài của công chứng viên và thư ký nghiệp vụ
Tính lương KPI cho nhân viên

Với các tính năng đó, phần mềm hỗ trợ hết sức hiệu quả cho công tác thu phí tại Văn phòng Công chứng, tiết kiệm thời gian và công sức cho nhân viên.

2. Phần mềm lưu trữ hồ sơ công chứng – AZ Storage

Phần mềm lưu trữ hồ sơ công chứng được thiết kế đặc biệt để quản lý và lưu trữ các hồ sơ công chứng như hợp đồng, giao dịch, giấy tờ tùy thân, bất động sản, tài sản cố định, văn bản công chứng v.v…một cách khoa học và an toàn.

Cho phép lưu trữ điện tử tất cả các hồ sơ, văn bản công chứng
Hỗ trợ phân loại và mã hóa hồ sơ, tài liệu theo nhiều tiêu chí như loại tài liệu, năm, bên tham gia…
Tra cứu nhanh chóng với công cụ tìm kiếm thông minh, tính năng lọc và thống kê tùy chỉnh
In ấn mã vạch hoặc QR code để theo dõi hồ sơ
Bảo mật dữ liệu với nhật ký truy cập và cấp quyền người dùng
Đồng bộ hóa lên hệ thống điện toán đám mây (Google Drive) để sao lưu dữ liệu

3. Phần mềm Soạn thảo văn bản – AZ Editor

AZ Editor là phần mềm soạn thảo văn bản thông minh dành riêng cho các công chứng viên và văn phòng công chứng.

Phần mềm được chỉnh sửa theo mẫu của hợp đồng, văn bản của các văn phòng công chứng như:

Các loại hợp đồng: mua bán, thế chấp, tặng cho, ủy quyền…
Các loại giấy tờ: giấy CMND, hộ chiếu, đăng ký kết hôn…
Văn bản công chứng: công chứng bán nhà, công chứng di chúc, công chứng ủy quyền…
Tích hợp ứng dụng AZ Scanner hoàn toàn miễn phí quét QR Code Căn cước Công dân (CCCD), không cần nhập liệu thủ công.
Ghi nhớ thông tin khách hàng, tài sản đã giao dịch.

Chỉ với vài thao tác đơn giản, người dùng có thể chọn mẫu phù hợp và nhập nội dung cần thiết để tạo ra văn bản hoàn chỉnh một cách nhanh chóng.

Xem thêm: Phần mềm soạn thảo hợp đồng công chứng – Giải pháp tối ưu cho văn phòng công chứng

4. Phần mềm kế toán – AZ 6.0 CC

Phần mềm kế toán được phát triển dành riêng cho lĩnh vực công chứng, giúp quản lý chính xác thu chi và các hoạt động tài chính của văn phòng công chứng.

Các tính năng nổi bật của phần mềm:

Quản lý các khoản thu phí công chứng, phí tổn giám định, thù lao dịch vụ một cách chi tiết
Theo dõi thu chi lương, các khoản trích nộp bảo hiểm, thuế TNCN
Quản lý mua sắm văn phòng phẩm, tài sản, công cụ dụng cụ
Tự động nhắc nợ và đôn đốc thu hồi công nợ
Xuất báo cáo thuế TNDN, VAT đúng quy định
Kết nối dữ liệu với phần mềm thu tiền AZ Notary

Với các tính năng trên, phần mềm đáp ứng đầy đủ nhu cầu quản lý kế toán, tài chính kế toán cho văn phòng công chứng một cách khoa học, chuyên nghiệp.

5. Ứng dụng Quét CHIP Căn cước Công Dân (CCCD) – AZ Scanner

AZ Scanner là ứng dụng đọc thông tin trên chip căn cước công dân tiên tiến dành riêng cho các văn phòng công chứng.

Các tính năng nổi bật:

Quét và giải mã thông tin trên chip CCCD chỉ với một lần chạm
Tự động nhập họ tên, ngày sinh, quê quán, nơi thường trú vào các biểu mẫu hợp đồng, văn bản
Kiểm tra chính xác, nhanh chóng thông tin cá nhân của công dân
Hỗ trợ đa dạng thiết bị: có cả trên 2 hệ điều hành Android và iOS